“Niet bouwen, maar landen”

De tool is ontwikkeld in samenwerking met cliënten, hulpverleners en experts op het gebied van ICT en UX (gebruikerservaring). Momenteel wordt gewerkt aan de integratie van een menstruatiedagboek en aan een uitbreiding met registratieformulieren voor cognitieve gedragstherapie. De implementatie in vijf GGZ-instellingen wordt ondersteund door communicatie- en implementatie-experts.

Harriëtte herinnert zich de trots toen het digitale dagboek eindelijk af was; “En toen werd het amper gebruikt en besefte ik: implementatie is een vak. Je moet mensen meenemen en je verhaal kunnen vertellen.” Binnen het Doorbraakproject Digitale Transformatie in de ggz gebruikt zij het veranderproces rond het PETRA dagboek als leertraject: niet alleen om de tool beter te maken, maar vooral om te zorgen dat die ook werkelijk landt in de praktijk. “Uiteindelijk draait het om mensen, om behandelaren die ermee willen werken, om cliënten die er iets aan hebben en om onderzoekers die bereid zijn hun ideeën te laten schuren met de praktijk.”

Het begin: één vraag die alles in beweging zette

Het begon met één vraag aan een klinisch psycholoog: “Hoe krijg je informatie over wat er buiten het consult om in het dagelijks leven echt gebeurt?” Zijn intakeverslag maakte het probleem direct zichtbaar: behandelaren zoeken context, patronen en triggers, maar in wekelijkse gesprekken raken details snel verloren – zeker bij complexe psychiatrische problematiek.

Harriëtte zag: dit kan anders. Met dagboekmetingen krijgen behandelaren en cliënten meer inzicht in momenten waarop klachten in het dagelijks leven verergeren of juist afnemen. In gesprek met elkaar kunnen ze samen bepalen hoe de behandeling wordt vormgegeven, waardoor het dagboek kan bijdragen aan de therapeutische relatie en de client meer regie ervaart.

De eerste pilot was klein. In 2014 had niet iedereen een smartphone; soms werden toestellen uitgeleend. Maar het werkte: hoge invulpercentages, nieuwe inzichten, vruchtbaardere behandelgesprekken. Het leidde tot meer onderzoek, subsidies, een RCT, softwareontwikkeling… en uiteindelijk het PETRA dagboek in bestaande systemen. Tot het moment kwam waarop veel innovaties stranden.

De reality check: we waren klaar… en toen werd het amper gebruikt

Toen kwam de reality check: het dagboek werd amper gebruikt. Niet omdat de intentie verkeerd was. Niet omdat de techniek niet deugde. Maar omdat er iets ontbrak wat je pas voelt als je live gaat. Toen bleek de organisatiekant kwetsbaar: er viel een boegbeeld uit door ziekte. ICT-borging bleek kwetsbaar. Het team was klein. En de aandacht ging (logisch, vanuit haar wetenschappelijke drive) naar doorontwikkelen, nóg beter maken. Alleen: zonder adoptie heeft verbetering geen podium.

Harriëtte leerde daarmee iets wat ze inmiddels bijna als mantra herhaalt: personele borging en ICT-borging zijn geen eenmalige taken. Implementatie is een continu proces. Onderhoud is geen bijzaak.

De echte doorbraak: implementatie is een vak

In die fase ontdekte ze iets wat haar aanpak kantelde: implementatie is niet “iets wat je er even bij doet”. Het is een expertise. Net zoals communicatie en UX dat zijn. “Wij hadden die kennis niet in het team,” zegt ze. “En ik kwam daar laat achter.” Dat inzicht veranderde haar koers. In plaats van te proberen eindeloos top-down draagvlak te creëren, koos ze voor een bottom-up aanpak: zorgen dat er echte behoefte ontstaat bij behandelaren en cliënten. Tegelijk zocht ze implementatiekennis actief op en leerde ze over implementatietools, implementatietaal, en vooral een andere manier om naar verandering te kijken.

Binnen het Doorbraakproject Digitale Transformatie werd het PETRA dagboek voor haar daarom vooral een leertraject: hoe zorg je dat iets dat waarde heeft, ook écht gaat leven in de praktijk? De samenwerking met het Trimbos-instituut helpt haar om die taal beter te spreken en het proces professioneler aan te pakken, vertelt ze.

En dat heeft ook een persoonlijke laag. Harriëtte is wetenschapper. Haar drijfveer is helder: “Ik wil bijdragen aan gepersonaliseerde, evidence-based, datagedreven zorg, zónder dat we cliënten opzadelen met extra testjes. Het moet zoveel mogelijk in de reguliere zorg kunnen.” Maar juist omdat ze wetenschapper is, botst ze soms met een andere taal: die van bestuurders. “Bestuur kijkt veelal naar geld, naar kortere zorg, naar efficiëntie. Geld interesseert mij minder, ik wil waarde en kwaliteit, maar snap nu beter dat juist een balans hierin de gewenste duurzaamheid borgt. Dat jargon, dat vocabulaire… daar moet ik beter in worden.” Digitale transformatie vraagt dus niet alleen techniek of onderzoek, maar ook: leren schakelen tussen talen.

Wat PETRA zichtbaar maakt: verschil ontstaat in de relatie

Als je haar over PETRA hoort praten, gaat het zelden over “een app”. Het gaat vooral over de interactie tussen cliënt en behandelaar. Ze benoemt drie voordelen die telkens in de praktijk terugkomen:

1. Je maakt samen scherp wat relevant is. Het opstellen van het gepersonaliseerde dagboek dwingt tot keuzes: welke symptomen spelen de grootste rol en welke contextfactoren spelen het meest mee (slaap, werk, relaties, leefstijl)?
2. Invullen is al een interventie. Cliënten noemen het “mindful”: je blijft gedurende de dag bewuster van doelen en gedrag. En bij vermijding werkt het soms confronterend én helpend: je moet het invullen, dus je kunt het niet wegdrukken.
3. Feedback vergemakkelijkt shared decision making. Door samen naar patronen te kijken en deze te bespreken, ervaart de cliënt meer grip en regie over diens eigen behandelproces.

Daar ligt ook haar missie: wetenschap en zorg dichter bij elkaar brengen, zonder de cliënt (te veel) extra te belasten. Door gepersonaliseerde, datagedreven zorg op een handige manier mogelijk te maken, kan de verzamelde data ook worden benut voor zorginnovatieonderzoek.

Wat het liet landen: maak de eerste klik veilig

Bij de implementatie van PETRA bleek de inzet van implementatieambassadeurs de sleutel. Zij begeleiden zorgprofessionals stap voor stap bij het gebruik van het dagboek: schuiven zo nodig even aan bij een consult, helpen bij het klaarzetten van een dagboek, bespreken van feedback, en verwijzen naar de gratis e-learning. Dat maakte het verschil: dichtbij, praktisch en passend in de workflow.

Harriëtte vat het simpel samen: onbekendheid en onzekerheid bij de behandelaar, bijvoorbeeld de gedachte dat het gebruik van het dagboek extra tijd kost tijdens het consult, of technische onvolkomenheden vormen vaak de echte barrière. Niet onwil, of weerstand.

De meest persoonlijke les: je moet het verhaal kunnen vertellen

Misschien wel de grootste verschuiving in haar reis gaat niet over ICT of implementatie, maar over storytelling. Daar wordt ze opvallend eerlijk. “Je kan zelf heel blij zijn met wat je doet, maar als niemand begrijpt wát je doet en waarom het ertoe doet, blijft het stil. Je moet het kunnen uitleggen aan ieder publiek — behandelaren, cliënten, onderzoekers en bestuurders. Anders kunnen mensen ook niet blij van je worden. Dan kunnen ze je niet steunen, maar ook niet corrigeren. Je hebt altijd feedback nodig op je ontwikkelproces. Dat kan alleen als je story telt.”  Feedback kan soms ook hard zijn, maar dat is onderdeel van groei, mits je jezelf zichtbaar maakt.

En precies daar wordt digitale transformatie echt: niet als iets dat je ‘even uitrolt’, maar als iets dat je persoonlijk en organisatorisch moet leren dragen.

De praktische handvatten voor andere projectleiders

Wil jij ook echt impact maken en voorkomen dat je tool eindigt als “mooie pilot”? Dit zijn de lessen uit Harriëtte’s veranderreis, vertaald naar direct toepasbare acties:

1. Begin bij één scherpe praktijkvraag. Niet “wat kunnen we bouwen?”, maar “wat missen we in het dagelijks werk?” Laat behandelaren en cliënten de requirements voeden — zij weten waar het schuurt.
2. Begeleid het eerste gebruik goed. De grootste drempel is vaak het begin: zorg voor een start met een korte uitleg of demo én directe ondersteuning in de workflow.
3. Zie implementatie als een doorlopend proces. Denk niet pas na over adoptie als het product al staat. Start vanaf dag één met training, communicatie, support, onderhoud, en regelen van eigenaarschap.
4. Werk multidisciplinair. Niet door anderen “af en toe te betrekken”, maar door samen te bouwen met de zorgpraktijk, ICT, implementatie, communicatie, UX, onderzoek. Juist op de kruispunten van deze disciplines kan duurzame verandering ontstaan.
5. Maak feedback een vast ritme. Organiseer continue feedbackloops: gebruikscijfers, evaluaties, verbeterpunten en terugkoppeling; laat zien wat je met die feedback doet.
6. Durf te begrenzen. Verzamel wensen breed, maar implementeer op patronen en (wetenschappelijke) onderbouwing. Anders bouw je voor één persoon en verlies je schaalbaarheid.
7. Vertaal je waarde voor elk publiek. Eén innovatie, verschillende verhalen: cliënt (eigen regie, woorden vinden), professional (keuzehulp in behandeltraject), bestuur (continuïteit, capaciteit/kosten), onderzoeker (data, integriteit).
8. Maak energie een ontwerp-eis. Zorg dat elke doelgroep ergens blij van wordt. Zij zijn je motor.
9. Richt je op zorginnovatieonderzoek. Zeker in een academische setting is digitaal innoveren een kerntaak. Verbind onderzoek expliciet aan de dagelijkse zorgpraktijk en investeer in het verbeteren, digitaliseren en duurzaam implementeren van bruikbare methoden.
10. Geef deelwerkgroepen autonomie. Beleg verantwoordelijkheid waar mogelijk en laat teams vanuit hun eigen expertise keuzes te maken. Ervaren controle en eigenaarschap versterken werkplezier en kwaliteit van het eindproduct.

Doorbraakproject Digitale Transformatie

In het Doorbraakproject Digitale Transformatie werkt Harriëtte samen met andere GGZ-instellingen aan dezelfde kernvraag: hoe krijg je digitale innovatie duurzaam ingebed in zorgpraktijk en organisatie? Voor haar zit de meerwaarde vooral in leren van implementatie-expertise en in het versterken van de taal en aanpak die nodig zijn om verandering vol te houden — niet als een eindpunt, maar als doorlopende beweging. Digitale transformatie in de GGZ, laat ze zien, is taal leren spreken, bruggen bouwen, en de moed om te zeggen: we zijn niet klaar als het af is — we zijn pas begonnen als het gebruikt wordt.

Meer weten over PETRA? Bekijk: https://umcgresearch.org/petra

Meer interviews lezen? Ga naar Doorbraakproject Digitale transformatie in de GGZ.