"Digitalisering vraagt visie én procesontwerp"

Dat maakt de aanpak van Boncura interessant voor andere GGZ-instellingen. De organisatie laat zien dat digitale zorg pas echt waarde krijgt wanneer die heel precies wordt verbonden aan de dagelijkse praktijk van cliënt en behandelaar. 

Voor bestuurder Rob is digitalisering dan ook geen doel op zich. De centrale vraag is steeds: voegt dit waarde toe aan de zorg, aan de cliënt en aan het werk van behandelaren? 

Boncura is een ambulante instelling voor basis- en specialistische GGZ voor volwassenen en jeugd. De organisatie werkt op verschillende locaties in Twente, telt ongeveer vijftig medewerkers en behandelt onder meer stemmings- en angstklachten, ADHD, autisme en trauma. 

Van losse digitale middelen naar een bewuste beweging 

Zoals veel GGZ-instellingen was Boncura al langer bezig met digitale zorg. Er werd gewerkt met beeldbellen en e-health. Toch voelde dat nog niet als een samenhangende aanpak. 

“We deden natuurlijk al dingen met beeldbellen en e-health,” vertelt hij. “Maar het voelde alsof we dat vooral deden op basis van onze eigen inzichten, onze eigen visie en wat leveranciers ons vertelden.” 

Deelname aan het Doorbraakproject zag Rob als een kans om digitalisering methodischer aan te pakken. Niet door nog een tool toe te voegen, maar door scherper te kijken naar de keuzes erachter. Wat past bij de cliënten van Boncura? Wat helpt behandelaren echt in hun werk? Welke ervaringen hebben andere instellingen al opgedaan? En hoe voorkom je dat digitale zorg afhankelijk blijft van losse initiatieven? 

Binnen Boncura is digitalisering inmiddels geen los innovatieproject meer. Het is een bestuurlijk thema geworden dat raakt aan de organisatie van zorg, de inzet van personeel, behandelkwaliteit, cliëntregie en toekomstig vakmanschap.  

Daarmee is de beweging verschoven: van “we doen ook iets met digitaal” naar de vraag hoe digitale zorg kan bijdragen aan de grotere opgave in de GGZ - waardevolle zorg blijven leveren met beperkte capaciteit. 

De bestuurlijke vraag: waar voeg je echt waarde toe? 

Voor Rob begint digitale transformatie niet met een beleidsstuk dat moet worden afgevinkt. Het begint met visie op de eigen dienstverlening. 

Wat is de kern van de zorg die je levert? Waar lopen cliënten en behandelaren vast? Waar kan technologie iets versterken? En waar moet je juist voorzichtig zijn? 

Die vragen zijn nodig omdat er veel mogelijk is. Maar niet alles wat kan, voegt ook waarde toe. Een digitale toepassing moet passen bij de cliëntengroep, bij de behandelvisie en bij de manier waarop professionals werken. 

Dat vraagt tijd, aandacht en gesprekken. Het vraagt ook de bereidheid om te proberen, te leren en soms opnieuw te beginnen. Boncura heeft ook ervaring opgedaan met toepassingen die uiteindelijk niet goed genoeg werkten of onvoldoende aansloten. Juist daarvan leer je wat wel nodig is. 

Een belangrijke les is dan ook: digitale transformatie vraagt niet alleen enthousiasme, maar ook onderscheidingsvermogen. Je moet kiezen waarin je investeert, met wie je samenwerkt en wat je zelf wilt ontwikkelen. 

De kleine ontwerpkeuze die groot verschil maakt 

Een van de meest sprekende voorbeelden gaat over het behandelplan. 

Eerder werkte Boncura met een losstaand e-healthplatform naast het behandelplan. Een behandelaar moest dan zelf bedenken welke digitale module passend was bij een cliënt of zorgprogramma. In theorie was alles beschikbaar, maar in de praktijk vroeg het extra zoekwerk en extra aandacht. 

Daarom is de inrichting aangepast. E-healthmodules die passen bij angstklachten staan nu bijvoorbeeld direct onder de angstinterventies in het behandelplan. De behandelaar ziet de relevante modules op het moment dat hij of zij toch al bezig is met het behandelplan. 

Dat lijkt een kleine operationele keuze. Maar volgens Rob maakt juist dat veel verschil. Als je het behandelaren makkelijk en overzichtelijk maakt, wordt digitale zorg vaker geïndiceerd. Niet omdat iemand het oplegt, maar omdat het logisch beschikbaar is op het juiste moment. 

Digitale transformatie vraagt dus niet alleen visie, maar ook heel precies procesontwerp. Een module kan inhoudelijk nog zo goed zijn, maar als die niet opduikt in de workflow van de behandelaar, blijft het gebruik achter. 

Een ander teken dat digitale zorg begint te landen, is dat behandelaren het direct melden als iets niet werkt. Dat klinkt misschien als een probleem, maar Rob ziet het juist als bewijs dat e-health onderdeel is geworden van het werk. “Dan hebben ze het nodig. Het is niet meer de hobby van één iemand.” 

Cliënten digitaal activeren - maar wel begeleid 

Ook voor cliënten wordt digitalisering concreet merkbaar. Voor de intake beantwoorden zij via een beveiligd portaal vragen over hun klachten en ervaren problemen. Daarmee begint de behandeling niet pas in de spreekkamer. De cliënt wordt al eerder geactiveerd en de behandelaar beschikt vooraf over relevante informatie. 

Hetzelfde gebeurt bij behandel-evaluaties. Cliënten bereiden die thuis digitaal voor en krijgen herinneringen per mail en sms. Dat helpt hen vooraf stil te staan bij hoe het gaat en wat zij willen bespreken. 

Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk maakt het verschil. Cliënten hebben een leven buiten de therapie. Ze zijn niet dagelijks bezig met hun behandelplan of evaluatiegesprek. Een herinnering en digitale voorbereiding helpen om de focus terug te brengen. Volgens Rob levert dat betere gesprekken op: niet omdat technologie het gesprek vervangt, maar omdat cliënt en behandelaar beter voorbereid tegenover elkaar zitten. 

Tegelijkertijd is hij nuchter over digitale zelfhulp. Een portaal aanbieden betekent nog niet dat cliënten het ook gebruiken. Dat merkte de organisatie bijvoorbeeld bij cliënten op de wachtlijst. Een zelfhulpportaal simpelweg opsturen met de boodschap “kijk hier eens naar” bleek onvoldoende. Pas wanneer een hulpverlener iemand erop wijst, helpt kiezen en het gebruik begeleidt, ontstaat er meer kans van slagen. 

Daar zit ook een belangrijke les. Zelfregie ontstaat niet vanzelf. Zeker bij cliënten die juist hulp zoeken omdat zij vastlopen, werkt digitalisering alleen als die verbonden blijft met professioneel handelen. 

Van cliënten ervaart Boncura weinig principiële weerstand tegen digitale zorg. Dat komt volgens Rob doordat digitalisering in het dagelijks leven al vanzelfsprekend is. Maar cliënten komen niet naar de GGZ voor een digitale module. Ze komen voor hulp. Digitale zorg wordt geaccepteerd als het helpt bij die hulpvraag — en als het goed werkt. 

Daarom haalt Boncura actief ervaringen op, via enquêtes bij e-healthmodules en via jaarlijkse focusgroepen. De boodschap die daaruit naar voren komt, is helder: cliënten hebben weinig bezwaar tegen digitale zorg, maar verwachten dat het betrouwbaar, begrijpelijk en nuttig is. 

Maatwerk zorgt voor gebruik: modules die passen bij de behandeling 

Een concreet voorbeeld daarvan is te zien in de groepsbehandelingen van Boncura. Daar zijn papieren werkboeken vervangen door digitale e-healthmodules die direct aansluiten op de inhoud van de sessies. 

Voor Rob zit de winst niet alleen in het feit dat de werkboeken nu digitaal zijn. De echte waarde zit in de aansluiting op de behandeling. Behandelaren werken niet met een algemene module die “ongeveer” past, maar met materiaal dat is afgestemd op hun eigen behandelvisie, doelgroep en werkwijze. 

Dat maakt vooral bij groepsbehandelingen verschil. Bij een ADHD-groepsbehandeling moeten opdrachten, psycho-educatie en voorbereiding logisch aansluiten op wat er in de groep gebeurt. Als de inhoud van een sessie verandert, kan Boncura de digitale module zelf aanpassen. De organisatie is daardoor minder afhankelijk van standaardmateriaal dat net niet past of van een leverancier die wijzigingen pas later kan doorvoeren. 

Die keuze vraagt wel investering. Veel modules worden geschreven of doorontwikkeld door eigen behandelaren, op basis van bestaande methoden, literatuur en richtlijnen. Dat kost tijd, maar levert volgens Rob ook iets belangrijks op: draagvlak. 

Boncura heeft eerder gewerkt met standaardmodules die uiteindelijk weinig werden gebruikt. Niet omdat behandelaren tegen digitale zorg waren, maar omdat de inhoud onvoldoende aansloot bij de manier waarop zij wilden behandelen. Dan lijkt een standaardoplossing aan de voorkant efficiënt, maar blijft de opbrengst in de praktijk beperkt. 

De les is daarmee breder dan e-health alleen: implementatie gaat niet alleen over beschikbaarheid, maar over herkenbaarheid en eigenaarschap. Als behandelaren de inhoud herkennen als onderdeel van hun eigen vak, wordt de kans veel groter dat zij digitale middelen ook echt inzetten. 

Tegelijk betekent maatwerk niet dat Boncura alles zelf wil bouwen. Rob maakt daarin een bewuste afweging. Voor e-healthmodules kan eigen inhoud veel waarde toevoegen, omdat die direct raakt aan behandelvisie en doelgroep. Voor toepassingen zoals AI of spraakgestuurde rapportage ligt dat anders. Daar zoekt Boncura juist samenwerking met leveranciers. 

Ook dan blijft aansluiting op de praktijk belangrijk. Een leverancier moet bereid zijn te leren van wat een organisatie nodig heeft. Andersom moeten medewerkers leren hoe zij nieuwe technologie waardevol kunnen gebruiken. Digitale transformatie vraagt dus beweging van twee kanten: technologie die zich voegt naar de praktijk, en professionals die ontdekken hoe zij die technologie goed kunnen inzetten. 

AI: kansen, maar niet te vroeg afrekenen 

Naast e-health verkent Boncura ook AI, onder andere voor spraakgestuurde rapportage en automatisering. De verwachting is dat juist in administratieve processen veel winst te behalen valt: bij intakes, behandelplannen, diagnostiek en verslaglegging. 

Toch is Rob voorzichtig met harde beloften. Aanvankelijk dacht hij aan concrete productiviteitsdoelen: hoeveel tijdwinst levert AI op, hoeveel uur per week kan worden bespaard? Maar dat heeft hij voorlopig losgelaten. Eerst moet de toepassing goed werken. 

Dat is een belangrijke les. Als je behandelaren te vroeg afrekent op tijdwinst terwijl een applicatie nog maar half functioneert, krijg je weerstand. Dan voelt technologie niet als ondersteuning, maar als extra druk. 

Bovendien is verslaglegging in de GGZ niet alleen administratie. Een beschrijvende diagnose maken of een behandelplan formuleren is ook een reflectief proces. Als AI daarbij helpt, moet je blijven nadenken over wat dat doet met het vakmanschap van behandelaren. 

Technologie mag het werk lichter maken, maar het moet professionals niet minder laten nadenken. 

De behandelrelatie blijft de kern 

Een veelgehoorde spanning bij digitale transformatie is de vraag wat technologie doet met de professionele identiteit van behandelaren. Wordt de behandelaar vervangen? Komt de therapeutische relatie onder druk te staan? Wordt zorg minder persoonlijk? 

Bij Boncura wordt digitalisering nadrukkelijk niet gezien als vervanging van de behandelrelatie. Het persoonlijke contact blijft de kern van de zorg. 

Juist omdat de organisatie werkt met cliënten die niet altijd vanzelf regie kunnen nemen, blijft begeleiding essentieel. Digitale hulpmiddelen kunnen cliënten activeren, voorbereiden en ondersteunen, maar de interpretatie van de behandelaar blijft nodig. 

Wat iemand invult in een e-healthmodule of digitaal formulier vraagt duiding in het gesprek. En wat er in de behandelkamer gebeurt, is niet volledig te vangen in tekst, data of automatische verslaglegging. 

Digitalisering kan dus veel ondersteunen, maar niet alles vervangen. Die grens moet volgens Rob onderwerp van gesprek blijven. 

Bestuurlijk leiderschap: van project naar gewoon werk 

Een belangrijke bestuurlijke les uit de aanpak van Boncura is dat digitalisering niet afhankelijk moet blijven van een tijdelijk project, een enthousiaste projectleider of een programma met een einddatum. Dan blijft het kwetsbaar. De kunst is om digitale transformatie onderdeel te maken van het gewone werk. 

Bij Boncura gebeurt dat op verschillende manieren. Digitalisering staat op de agenda van de interne stuurgroep, komt terug in werkoverleggen en is ingebouwd in behandelplannen en procedures. Daardoor wordt het niet alleen besproken als innovatieproject, maar steeds meer onderdeel van reguliere sturing en dagelijkse behandelpraktijk. 

Dat vraagt ook iets van leidinggevenden. Zij moeten niet alleen ruimte geven, maar digitalisering ook praktisch faciliteren: zorgen dat systemen toegankelijk zijn, dat ICT-problemen snel worden opgelost en dat digitale toepassingen inhoudelijk worden voorbereid in het werkoverleg. Anders blijft het bij een los agendapunt waar weinig mee gebeurt. 

Tegelijk is ruimte maken ingewikkeld. In de GGZ is tijd letterlijk geld. Rob noemt het voorbeeld van een leverancier die met VR-brillen langskomt. Daar kun je een uur voor reserveren, maar soms is er eigenlijk anderhalf uur nodig om medewerkers er goed kennis mee te laten maken. Dat kost behandelcapaciteit. Maar juist die ruimte is nodig om te ontdekken wat digitale innovatie kan betekenen. Als je altijd alleen “op de winkel past”, gebeurt er niets nieuws. 

Ook deskundigheidsbevordering hoort daarbij. Opleidingsbudget hoeft niet alleen naar een volgende behandelinhoudelijke cursus te gaan. Een deel kan ook worden ingezet om medewerkers digitaal vaardiger te maken en nieuwe toepassingen goed te leren gebruiken. Daarmee wordt digitalisering onderdeel van professioneel werken in de GGZ, niet een technisch extraatje. 

Dit raakt een bredere HR-vraag: hoe ziet de behandelaar van de toekomst eruit? Welke digitale vaardigheden horen daarbij? En hoe zorg je dat medewerkers zich niet overvallen voelen door technologie, maar zich erin kunnen ontwikkelen? 

Naast de eigen visie neemt ook de externe druk toe. Zorgverzekeraars worden volgens Rob steeds concreter in hun verwachtingen rond digitale zorg. Waar eerder vooral werd gevraagd of een organisatie “iets met digitale modules” deed, worden de afspraken specifieker. Dat kan helpen om digitalisering hoger op de bestuurlijke agenda te krijgen. 

Maar externe druk alleen is niet genoeg. Als digitalisering vooral een vinkje richting financier of contractpartner wordt, blijft de echte waarde beperkt. De vraag moet volgens Rob steeds blijven: hoe helpt dit onze cliënten en behandelaren? 

Verleiden werkt beter dan verplichten 

Misschien wel de meest aansprekende implementatieles van Rob gaat over verleiding. 

Digitale transformatie werkt beter wanneer medewerkers zien dat iets helpt. Laat een collega demonstreren hoe een toepassing werkt. Laat iemand vertellen hoe AI-ondersteuning rapportage makkelijker maakt. Laat behandelaren ervaren dat een digitale module een groepsbehandeling versterkt of een evaluatiegesprek beter voorbereidt. Dan ontstaat er iets wat sterker is dan beleid: gezonde nieuwsgierigheid. 

Bij Boncura merkt men dat ook. Als een paar collega’s enthousiast zijn over een toepassing en daarover praten in het werkoverleg of zelfs in de pauze, willen anderen het ook proberen. Niet omdat het moet, maar omdat ze zien dat het werkt. 

Het mooiste is volgens Rob als medewerkers gaan denken: mijn collega gebruikt dit al, waarom heb ik eigenlijk nog geen toegang? 

Dan is digitalisering niet langer iets wat moet worden aangesmeerd. Dan wordt het iets wat mensen willen gebruiken. 

De les voor collega-instellingen 

Het verhaal van Boncura laat zien dat digitale transformatie in de GGZ niet begint met grootse technologie, maar met scherpe keuzes in het dagelijkse werk. De voorbeelden zijn concreet: een e-healthmodule die zichtbaar is op het juiste moment in het behandelplan, cliënten die beter voorbereid aan tafel komen, groepsmodules die meebewegen met de behandeling en AI die pas wordt ingevoerd als het behandelaren echt ondersteunt. 

De rode draad is steeds dezelfde: digitale zorg krijgt pas waarde als zij logisch wordt ingebouwd in het behandelproces én bestuurlijk wordt ondersteund met tijd, aandacht en randvoorwaarden. 

Wat Rob andere instellingen vooral wil meegeven, is om kritisch te blijven kijken naar wat technologie toevoegt, maar tegelijk open te blijven voor wat er mogelijk wordt. Medewerkers raken volgens hem vooral in beweging als zij zien dat iets werkt en als collega’s elkaar daarin meenemen. Dan ontstaat er geen verplicht nummer, maar nieuwsgierigheid. 

Zijn afsluitende boodschap: Blijf nieuwsgierig, want het zijn “fantastische ontwikkelingen”.