Algemene voorwaarden en Klachtenprocedure

Algemene voorwaarden trainingen

Met trainingen wordt bedoeld: congressen, seminars, trainingen of andere bijeenkomsten georganiseerd door of in samenwerking met het Trimbos-instituut waar tegen betaling aan wordt deelgenomen.

  • Trimbos-instituut behoudt zicht het recht voor in geval van onvoldoende inschrijvingen een congres, seminar, training of andere bijeenkomst af te gelasten. Deelnemers zullen daarvan tijdig op de hoogte worden gesteld.
  • Het door de deelnemer verschuldigde inschrijfgeld is bij vooruitbetaling verschuldigd en dient voor de aanvang van de bedoelde bijeenkomst te zijn voldaan d.m.v. bijschrijving op een van de bankrekeningnummers van het Trimbos-instituut (zie factuur) of d.m.v. betaling met creditcard.
  • Annulering van deelname is alleen schriftelijk mogelijk. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen of anders aangegeven, is de deelnemer in geval van annulering tot 30 dagen voor de aanvang van de bijeenkomst geen kosten verschuldigd en tot 15 dagen voor de aanvang 50% van het oorspronkelijke inschrijfgeld. Bij annulering binnen 14 dagen voor de aanvang van de bijeenkomst is het volledige inschrijfgeld verschuldigd. Daarnaast is het mogelijk om een vervanger aan de bijeenkomst te laten deelnemen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen of anders aangegeven.
  • Het intellectuele eigendomsrecht van alle materialen die verband houden met het congres, seminar, de training of andere bijeenkomst, of deze nu op voorhand, tijdens of na het evenement ter hand zijn gesteld, berust bij het Trimbos-instituut of bij derden, voor zover deze bij naam worden genoemd. Niets van deze materialen mag worden vermenigvuldigd of worden verspreid zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende.

Klachtenprocedure

Het Trimbos-instituut hecht aan tevreden relaties. Waar gewerkt wordt, kunnen echter misverstanden ontstaan of kunnen fouten worden gemaakt. Indien u ontevreden bent over onze producten of diensten, laat ons dat dan zo spoedig mogelijk weten.

Persoonlijk gesprek
Dit kan in de eerste plaats in een gesprek. Wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen met de coördinator van de Trimbos Academie voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.

Formele schriftelijke klacht
Wanneer uw probleem na een gesprek niet is opgelost of als dit zich niet leent voor een persoonlijk gesprek, kunt u een formele schriftelijke klacht indienen. Hiervoor kunt u gebruik maken van het klachtenformulier.

Hoeveel tijd heeft u om uw klacht in te dienen? 
U hebt twaalf maanden de tijd om uw klacht in te dienen. Deze twaalf maanden gaan in op het moment dat uw klacht ontstaat.

Waar kunt u uw klacht indienen?
Wij verzoeken u gebruik te maken van het klachtenformulier. Dit formulier kunt u sturen naar:
Trimbos-instituut
T.a.v. Raad van Bestuur
Da Costakade 45
3521 VS UTRECHT

Wat gebeurt er met uw klacht?

Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. Van iedere klacht wordt de bestuurssecretaris op de hoogte gesteld.

De bestuurssecretaris:

  • verstuurt binnen twee weken een ontvangstbevestiging van uw klacht waarin de afhandeltermijn wordt vermeld
  • vraagt om meer informatie bij de medewerker(s) die tot het moment van de klacht verantwoordelijk was (waren) voor uw zaak of zaken
  • vraagt u eventueel om meer informatie
  • draagt de klacht voor inhoudelijke behandeling over aan de voorzitter Raad van Bestuur

De voorzitter Raad van Bestuur:

  • beoordeelt alle informatie en weegt de argumentatie van beide kanten
  • bespreekt - als er een materieel of financieel belang is - de klacht met de coördinator van de Trimbos Academie
  • formuleert een besluit over een eventuele oplossing
  • informeert u schriftelijk over dit besluit en geeft argumenten waarom tot dit besluit gekomen is

De bestuurssecretaris:

  • zorgt voor een correcte registratie van uw klacht in de klachtenadministratie van de Trimbos Academie.

Wat registreren wij van uw klacht?
De bestuurssecretaris houdt van uw klacht een administratie bij. Hierin staan de volgende gegevens:

  • uw naam, adres en woonplaats
  • uw klacht
  • een nadere omschrijving van uw klacht
  • de indieningdatum van uw klacht
  • de naam van de medewerker die de zaak of zaken waarop uw klacht betrekking heeft, behandelt of beheert
  • de naam van de bestuurssecretaris
  • de naam van de opleiding, cursus of training
  • de gevoerde correspondentie over de klacht
  • de status van de klacht (in behandeling / afgehandeld)
  • de datum en wijze van afhandeling van de klacht
  • de eindbeoordeling van de klacht (gegrond / ongegrond)

Wij bewaren de administratie van uw klacht tot één jaar na afhandeling door de bestuurssecretaris. U kunt tijdens de behandeling van uw klacht, maar ook daarna, uw gegevens opvragen uit de klachtenadministratie.

Wat kunt u doen als u het niet eens bent met het genomen besluit?
Als uw klacht ongegrond wordt verklaard en u bent het daar niet mee eens of als u het oneens bent met de voorgestelde oplossing, dan kun u zich richten tot de beroepscommissie. Deze commissie bestaat uit een onafhankelijk voorzitter en een commissielid De beroepscommissie draagt zorg voor de kwaliteitsborging van ons aanbod.

U kunt uw bezwaar richten aan:
Beroepscommissie Trimbos-instituut
Da Costakade 45

3521 VS UTRECHT

De beroepscommissie neemt in de regel binnen acht weken na ontvangst van uw bezwaar een besluit. Indien dit niet mogelijk is, wordt u hiervan schriftelijk in kennis gesteld en wordt u geïnformeerd over de termijn waarbinnen het besluit genomen zal worden. Het oordeel van de beroepscommissie is bindend voor het Trimbos-instituut.

De bovenstaande procedure sluit niet uit dat u zich tot de burgerlijke rechter kunt wenden.