Programmasecretaresse

Programmasecretaresse

voor 24 uur per week

Waar kom je te werken

Het programma Jongeren en Riskant Gedrag richt zich op het voorkomen en terugdringen van problemen bij jongeren en jongvolwassenen die samenhangen met alcohol-, drugs- en tabaksgebruik. Het programma bestaat uit een programmahoofd en vijfentwintig medewerkers. Samen met twee andere secretaresses vorm je het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van de drie programma’s (Jongeren & Riskant Gedrag, Opvoeding & Educatie en Publieksinformatie), die zich bezighouden met middelenpreventie bij jeugdigen.

Wat zijn je werkzaamheden

  • Ondersteunende taken voor de medewerkers;
  • (complex) agendabeheer: de agenda is actueel en bij wijzigingen betrokkenen tijdig geïnformeerd, herinneren aan afspraken en signaleren deadlines;
  • inplannen, voorbereiden en notuleren van overleggen/bijeenkomsten en bewaken actiepunten;
  • beheren en digitaal archiveren van documenten;
  • telefoonafhandeling;
  • boeken (internationale) reizen;
  • mail en postverwerking;
  • verwerken administratie en declaraties;
  • redigeren van rapporten en vormgeving van offertes;
  • ondersteunen bij maken van Powerpoints en Prezi’s;
  • gastvrouw en ondersteuning bij congressen;
  • wegwijs maken van nieuwe medewerkers binnen de organisatie;
  • ad hoc ondersteunen van teamleden bij de uitvoering van onderzoek en implementatiewerkzaamheden;
  • signalerende functie voor sociale aangelegenheden binnen het programma en zorgdragen voor bloemen en cadeautjes;
  • organiseren van afdelingsuitjes/lunches en borrels

Wat breng je mee

  • Een afgeronde opleiding tot secretaresse/managementassistente op minimaal mbo-niveau met aantoonbare ervaring van minimaal 5 jaar, bij voorkeur in een commerciële omgeving;
  • uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
  • ruime kennis en ervaring met Microsoft Office-software;
  • vermogen om hoofd- en bijzaken te scheiden;
  • een integere, proactieve, flexibele en een positieve instelling;
  • collegialiteit en vervangt zo nodig collega’s, springt in bij ad hoc werkzaamheden en weet uitstekend om te gaan met wisselende werkdruk.

Wat bieden wij

Een marktconform salaris (FWG 40) en een uitdagende en inspirerende werkomgeving met goede secundaire arbeidsvoorwaarden conform de CAO-GGZ, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,33%, scholingsfaciliteiten, flexibele werktijden en opname in het pensioenfonds Zorg en Welzijn. De aanstelling is in eerste instantie voor de duur van het Preventieakkoord (t/m 2021).

Het Trimbos-instituut is een inspirerende, informele en professionele werkomgeving met maatschappelijke impact. Je komt te werken bij een toonaangevend wetenschappelijk instituut. Wij maken onder andere vooruitstrevende (digitale) interventies, preventieprogramma’s en behandelmethoden en hebben daarbij een maatschappelijke rol om beleidsmakers, politici en professionals te informeren over middelengebruik, verslaving en de geestelijke gezondheid van de Nederlandse bevolking.

Met ingang van 1 januari 2019 is het Trimbos-instituut een rookvrije organisatie.

Meer informatie

Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Ninette van Hasselt, programmahoofd Jongeren & Riskant Gedrag, via het secretariaat 030 - 297 11 74.

Hoe te solliciteren

Je motivatiebrief en CV kun je tot en met maandag 16 september a.s. e-mailen naar vacatures@trimbos.nl, onder vermelding van vacaturenummer 033.19.

De eerste gesprekken vinden plaats op woensdagmiddag 25 september 2019. Een eventueel vervolggesprek wordt gepland op donderdagochtend 3 oktober 2019.

De vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet. Interne kandidaten genieten voorrang.

De persoonsgegevens van je sollicitatie (onder andere je brief/e-mail en je CV) worden uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.


Meer vacatures